"Vertaal jouw analyse van de omgeving tijdig in het bouwplan." Dit was slechts één van de waardevolle suggesties die Patrick Voet (strategisch omgevingsmanager) en Hetty Messchaert (omgevingsmanager) meegaven in een gesprek over participatie. Ofwel: hoe betrek ik stakeholders bij mijn project?
Omgevingswet
De nieuwe Omgevingswet treedt naar verwachting in 2021 in werking. Participatie is een van de belangrijke pijlers van de wet. Daar willen we meer van weten! De NEPROM ging in gesprek met Patrick en Hetty. Zij beschouwen de Omgevingswet als een spannende ontwikkeling. Gaat het straks anders? Hoe gaan opdrachtgevers ermee om? En: hoe krijgen ze het dossier overgedragen in het hele proces?
Laat de leefomgeving meedoen
In hun dagelijks werk houden Patrick en Hetty zich vooral bezig met infrastructurele projecten. Daarbij hebben ze te maken met opdrachtgevers - veelal vanuit de (Rijks)overheid - die al geruime tijd aandacht vragen voor dit onderwerp. Zij doen zo de nodige ervaring op.
Patrick signaleert de volgende ontwikkeling: vroeger was het gebruikelijk voor een opdrachtgever om BAM om een communicatie- of hinderplan te vragen. Inmiddels verschuift het meer naar vragen als: hoe houd jij de stakeholders tevreden? Of nog een stapje verder: hoe verbeter je nog tijdens het bouwproces hun leefomgeving met/door jouw plannen? Zodat er niet alleen maar hinder is, maar ook positieve aandacht voor wensen en belangen.
In het gesprek kwam kennis aan bod die ook relevant is voor andere NEPROM-leden, ook al komen die uit verschillende bloedgroepen (projectontwikkelaars, corporaties, bouwers en beleggers). Uiteindelijk worden alle projecten namelijk uitgevoerd in de leefomgeving van een ander, merkt Hetty op. Nederland is immers een klein, dichtbevolkt land en ruimte is schaars. Daarnaast krijg je te maken met een brede en bonte groep stakeholders, zoals bewoners, bedrijven, weggebruikers, scholen en andere instellingen. Voor hen gaat het om grote (persoonlijke of zakelijke) belangen. Actief op de Zuidas, zou het voor BAM bijvoorbeeld onwenselijk zijn als er door werkzaamheden een kink in de kabel komt en de dealing room van de ABN AMRO tijdelijk niet zou werken.
Succes- en faalfactoren bij participatie
Gevraagd naar de belangrijkste faalfactor in participatietrajecten zijn Patrick en Hetty duidelijk. Als stakeholders het gevoel hebben dat je niets met hun inbreng doet, dan kan dat dodelijk zijn. Wat overigens niet betekent dat je altìjd dingen mooier moet of kunt maken dan ze zijn, bijvoorbeeld als het om onvermijdelijke overlast gaat. Eerlijke en transparantie communicatie - ook over je eigen belangen - staat voorop. Soms moet je zelf met een pragmatische oplossing komen, volgens Patrick. En die hoeft niet altijd duur te zijn.
Tijdige betrokkenheid van de omgeving in het traject is een belangrijke succesfactor. Om begrijpelijke redenen staat het aanbestedingsrecht daarbij wel eens in de weg. Contacten met stakeholders zijn niet (altijd) toegestaan, tijdens de procedure of delen daarvan. De omgeving hoort tijdens het aanbestedingstraject dan ook weinig tot niets over het ‘definitieve’ plan. Stakeholders ervaren dat soms echt als een radiostilte. Hetty pleit voor meer tijd en mogelijkheden in het aanbestedingstraject voor participatie.
Uiteindelijk blijft participatie maatwerk. Vooral ook bij de vraag hoe je de inbreng meeweegt. Dat hangt af van de aard en de omvang van het project. En van het budget. De NEPROM en BAM zijn content dat de Minister niet van plan lijkt om de processen te veel te formaliseren en te juridificeren. Maatwerk brengt volgens Patrick wel het risico van precedentenwerking met zich mee. Als onderdeel van het democratisch proces moet wel steeds een integrale afweging gemaakt kunnen worden.
Volgens Patrick zijn de basisregels met betrekking tot participatie heel eenvoudig. In drie stappen, waarbij stap 1 de onvoorwaardelijke basis is, en stap 3 de hoogste trede:
- Gedraag je als een goeie buur. Communiceer goed en tijdig. Zodat men niet voor verrassingen komt te staan;
- Zorg voor een inter- en proactief proces en bijbehorende houding zodat partijen met elkaar mee gaan denken;
- Streef waar mogelijk en zinvol ook naar buurtverbetering. Dan ontstaat echt een win-win situatie. Lokale buurten in Driebergen en Maarn, waar de nieuwe A12 wel heel dichtbij kwam, hebben in het kader van werkzaamheden aan de A12 bijvoorbeeld hulp gekregen bij de aanplant van door de bewoners gewenste groenvoorzieningen, ter verbetering van de lokale openbare ruimte.
Patrick en Hetty zijn ervan overtuigd dat projecten beter lopen als je de wensen en ideeën van stakeholders tijdig meeneemt. Het leidt vaak tot andere en betere (werk)methodes waarmee tijd en (faal)kosten bespaard worden. Wie weten immers beter hoe het in de buurt functioneert, wat wel en niet werkt en welke aanvoerroutes bijvoorbeeld de minste hinder geven, dan de stakeholders zelf? Zo kunnen een hoop problemen met bijvoorbeeld de planning voorkomen worden.
Soms op het nippertje hoor. Bij het project UtARK (spooruitbreiding Utrecht Centraal en Leidsche Rijn) heeft BAM pro-actief met zelf gemaakte alternatieve plannen voor werkterreinen, die door de opdrachtgever waren aangewezen, nog in de rechtszaal van de Raad van State een beroep kunnen voorkomen. Door ter plekke een goede afspraak te maken, kon de kap van bomen ten behoeve van een tijdelijk bouwterrein voorkomen worden.
Toekomst van het Omgevingsmanagement
Gevraagd naar toekomstige ontwikkelingen op hun vakgebied denkt Hetty dat het onderwerp duurzaamheid onverminderd belangrijk zal blijven en mogelijk aan aandacht zal winnen, als het om wensen en ideeën van stakeholders gaat. Ook op dat moment ligt samenwerking en participatie voor de hand. Denk aan lokale uitwisseling van energie en warmte voor en van bedrijven en aan lokale energiecorporaties van omwonenden die bijvoorbeeld profiteren van energie-opwekking op nieuwe infrastructuur.
Patrick hoopt op een grotere rol van omgevingsmanagers in de beleidsmatige fase, ook bij bouwbedrijven. Zodat beleid en belangen van bestuurlijke en maatschappelijke stakeholders goed bekend zijn, voordat er aan de technische oplossingen wordt gesleuteld. Ook om meer continuïteit in het proces en in de betrokkenheid te borgen. “De omgeving is de constante en wij zijn passanten”, zei Patrick. En dat lijkt de NEPROM een mooi uitgangspunt voor het beroepsmatig handelen in de sector.
