Nieuws
1 augustus 2011
5 Tips voor een beter Transactieregister
Een goed werkend Transactieregister is voor NEPROM-leden nuttig en noodzakelijk. Het levert tevens beter inzicht in uw bedrijfsprocessen.

Een goed werkend Transactieregister is voor NEPROM-leden nuttig en noodzakelijk. Een beter werkend Transactieregister vereenvoudigt het werk en levert beter inzicht in uw bedrijfsprocessen.

Gebaseerd op de ervaringen van onze leden presenteren wij vijf tips voor een beter Transactieregister. Deze tips sluiten ook goed aan op de aanbevelingen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants zoals opgenomen in de Publieke Management Letter voor commercieel vastgoed en de Beleidsregel Integriteitbeleid ten aanzien van zakelijke vastgoedactiviteiten van De Nederlandsche Bank.

1. Zorg voor draagvlak
Door uw collega’s te laten zien wat de toegevoegde waarde van het register is, is het eenvoudiger hen mee te laten werken aan een goed werkend Transactieregister. Zorg dat elke medewerker die met het register te maken heeft, op de hoogte is van de redenen en voordelen van dit register. Dit kan door regelmatig uittreksels of uitdraaien van het register met de betrokken medewerkers te bespreken en daarbij vooral te letten op wat de voordelen en het belang van dergelijke overzichten zijn.

Leg helder vast wie welke taak en verantwoordelijkheden ten aanzien van het Transactieregister heeft. Helderheid werkt motiverend en door goed de voordelen te belichten, werkt u zelf ook met meer plezier aan het Transactieregister, wat weer aanstekelijk is voor uw collega’s.

2. Ruime uitleg van het begrip ‘transactie’
Hoe meer u weet, des te beter kunt u sturen én voorkomen dat uw bedrijf slachtoffer wordt van fraude. Hanteer daarom een ruime definitie van het begrip transactie. Daarmee geeft het register een zo een compleet mogelijk beeld van de werkelijkheid. In het rapport ‘Integriteitbevordering in Projectontwikkeling’ (NEPROM, februari 2009) wordt gesproken over ''alle transacties'', "elk project” en “de diverse transacties en opdrachten die daarmee verband houden”.

Voor wat het moment betreft waarop de transactie dient te worden geregistreerd, geldt hetzelfde uitgangspunt. Registratie is aan de orde vanaf het moment dat er reëel uitzicht op een transactie is en daar reëel aan wordt gewerkt. Dat kan bijvoorbeeld zijn als er een concept overeenkomst wordt opgesteld of indien een belangrijk goedkeurend besluit is genomen.

De ruime uitleg is ook van toepassing op de partijen die bij de transactie betrokken zijn (en opdrachten die daarmee verband houden). Het is gewenst dat iedere partij waarmee een transactiegerelateerde geldstroom loopt wordt vermeld in het register.

3. Wees specifiek
In elke transactie of opdracht kunnen zich risicovolle elementen bevinden wanneer niet zo specifiek mogelijk is vastgelegd wat wordt geleverd en onder welke voorwaarden. Hoeveel van de nieuwsberichten over (vermeende) integriteitschendingen gingen niet over onduidelijke afspraken over geleverd werk en vergoedingen?

ABC-transacties, provisies, commissies en advieskosten verdienen dus extra aandacht in het Transactieregister. Als het om vastlegging van ABC-transacties gaat, zijn zowel de data als de waarde van de transacties van belang. Verder dienen contracten met (bijvoorbeeld) adviseurs altijd verifieerbaar te zijn, onder meer door duidelijke schriftelijke afspraken over de werkzaamheden en tarieven. Bij controle dient helder te zijn welke tegenprestatie is verricht.

4. Wees actueel en zorg voor goede toegang
“Failing to prepare, is preparing to fail”, zo luidt een Engels spreekwoord. Dit geldt ook voor vastgoedtransacties. Goede interne afspraken over de vastlegging van de bronstukken, die als basis dienen voor de ingevoerde gegevens in het Transactieregister, dragen bij aan helderheid. Helderheid maakt controle en sturing weer eenvoudiger.

Het controleren van het register (door een ander dan de persoon of afdeling die de gegevens invoert) wordt vereenvoudigd door de te raadplegen bronstukken op een centrale plek te bewaren. Op die manier raakt relevante informatie niet zoek of versnipperd. Verder maakt digitale opslag van informatie het mogelijk om op gecontroleerde wijze informatie snel toegankelijk te maken en goed te beschermen.

Een andere optie is om duidelijke verwijzingen op te nemen naar de locatie waar de brondata te vinden zijn en met de procesverantwoordelijken goede afspraken te maken over de opslag en toegankelijkheid van de data.

Eventueel kunnen bepaalde beheersingsmaatregelen worden gekoppeld aan het transactieregistratieproces. Zo kan bijvoorbeeld in een (geautomatiseerde) projectadministratie het invullen van bepaalde transactieregistergegevens, zoals een waardebepaling, een harde voorwaarde worden om verder te kunnen in het transactieproces.

Het toevoegen en meewegen van een waardebepaling levert een belangrijke bijdrage aan een goede voorbereiding van een transactie. Zo is het eenvoudiger vooraf de zakelijke grondslag van de transactie te toetsen. Indien het object (bij verkoop) achteraf nog wordt gevolgd, kan met behulp van de waardebepaling ook nadien beter worden beoordeeld of de transactie conform de wet- en regelgeving is.

5. Ken uw relaties
"Ken uw relatie" is een belangrijk devies bij het transparant maken van vastgoedtransacties. Vastlegging en controle van contractspartijen (binnen de grenzen die de wet aan de bescherming van persoonsgegevens stelt) vormt daarom een belangrijk aspect van het Transactieregister. De volgende stappen kunnen u daarbij van dienst zijn:

- Identificeer uw relaties;
- Vraag een Verklaring Omtrent het Gedrag;
- Voer een risicoanalyse van relaties in de keten uit;
- Registreer de uiteindelijk belanghebbende;
- Indien gerede twijfel aan de integriteit van uw relatie bestaat, dient nader onderzoek verricht te worden; bijvoorbeeld door aanvullende vragen te stellen.

Voor vragen over deze bijdrage kunt u contact opnemen met Nicolette Zandvliet, juridisch beleidsmedewerkster. Met dank aan Marius Popma van KPMG voor zijn waardevolle input.