Skip Navigation LinksNieuws

https://intern.neprom.nl/Nieuwsafbeeldingen/overig/integriteit.jpg
Nieuws
7 juli 2011
10 Tips om integriteit in uw jaarverslag te concretiseren
Wij hebben de jaarverslagen over 2010 van onze leden uitgeplozen op het onderwerp integriteit.

Het jaarverslag is een uitstekende plek om te laten zien hoe uw organisatie integriteit bewaakt en bevordert. Wij hebben de jaarverslagen over 2010 van onze leden uitgeplozen op het onderwerp integriteit. Daaruit hebben wij goede voorbeelden gehaald die we graag breder willen verspreiden.

In dit artikel vindt u 10 tips om integriteit in uw jaarverslag op te nemen. Per aanbeveling worden één of meerdere voorbeelden uit- en toegelicht. De voorbeelden zijn niet uitputtend, en er hadden net zo goed andere bedrijfsnamen bij bepaalde voorbeelden kunnen worden genoemd. In de Handreiking Integriteit Jaarverslagen is meer te lezen over deze tips. Wij hopen dat deze voorbeelden inspirerend werken voor komende jaarverslagen.

1. Benoem het integriteitbeleid concreet
Veel van onze leden benoemen in hun jaarverslag integriteit als een kernwaarde van hun onderneming. Volker Wessels heeft haar focus de afgelopen periode onder andere op het onderwerp integriteit gericht. Dat is in 2010 voortgezet en aangescherpt, met het doel om deze core value verder in te bedden en levend te houden. Zij wil hiermee “zo ook een positieve bijdrage leveren aan de markt (…) en maatschappij”. (blz. 28) Volker Wessels stelt dat geen concessies worden gedaan als het om integriteitbeleid gaat (blz. 54).

Onze leden ondernemen het nodige om het integriteitbeleid uit te dragen. Bijvoorbeeld in de vorm van dilemma- en bewustwordingtrainingen. De Rabovastgoedgroep heeft in 2010 een tweede integriteitmeting uit laten voeren onder het personeel, om te toetsen hoe men dit onderwerp beleeft. De uitslag laat een (klimaat)verbetering zien ten opzichte van de nulmeting die in 2009 is uitgevoerd.

2. Is er een Compliance Officer en wat doet hij of zij?
Als uw organisatie een compliance officer in dienst heeft, dan is dat een heel concrete maatregel om te vermelden. Er is een persoon dag in dag uit bezig met integriteitbewaking bij u in huis. Heijmans noemt behalve de compliance officer ook de vertrouwenspersonen en de integriteitcommissie die bij hen actief zijn. Binnen Van Wijnen wordt door de compliance officer regelmatig gerapporteerd en gesproken over de naleving van de gedragscode. Iets vertellen over de bevindingen van deze medewerker is een uitstekende manier om integriteit te concretiseren.

3. Hoe staat het met de Interne Gedragscode?
Alle lidbedrijven van de NEPROM zijn verplicht een interne gedragscode gebaseerd op de verenigingscode in werking te hebben. In de meeste jaarverslagen die wij lazen wordt melding gemaakt van het bestaan van een interne gedragscode. Van Wijnen  vermeldt expliciet over een op de NEPROM en Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid (SBIB) leest geschoeide gedragscode te beschikken. Zowel Ballast Nedam als Volker Wessels gaan in hun jaarverslag uitgebreid in op meldingen die gemaakt zijn van (vermeende) overtredingen van de interne gedragscode en hoe zij uiteindelijk afgehandeld zijn.

4. Is het Transactieregister werkend en deugdelijk?
Eind 2011 dient elk NEPROM-lid een werkend en deugdelijk transactieregister te hebben. Wij zien dat in meerdere jaarverslagen melding wordt gemaakt van het NEPROM-Transactieregister. In dit register staan alle vastgoed- en grondtransacties en de ‘business rationale’ van elke transactie. De accountant van TBI heeft de deugdelijke opzet en werking van het Transactieregister daadwerkelijk vastgesteld en dat is een goed feit om te vermelden.

5. Welke rol heeft de Raad van Bestuur bij het bewaken en bevorderen van integriteit?
Meerdere van onze leden benadrukken dat integriteit een belangrijk onderdeel uitmaakt van het beleid en de visie van hun Raad van Bestuur. In het jaarverslag van Volker Wessels wordt benadrukt dat ook de Raad van Bestuur gebonden is aan de interne gedragscode en deze onderschrijft. De directie en de Raad van Bestuur bespreken het onderwerp integriteit regelmatig met elkaar.

6. Wat doet de Raad van Commissarissen aan bewaking en bevordering van integriteit?
In het algemeen worden met de Raad van Commissarissen de belangrijkste risico’s verbonden aan de activiteiten van de NEPROM-leden besproken. Integriteit en compliance zijn onderwerpen van gesprek bij de Rabovastgoedgroep met en binnen de Raad van Commissarissen. Ook binnen Ymere is een duidelijke taak voor de Raad van Commissarissen weggelegd als het om het integriteitbeleid gaat.

7. Welke rol speelt integriteit bij Human Resource Management?
Hoewel de afdeling personeel & organisatie binnen de onderneming niet eindverantwoordelijk is voor het onderwerp integriteit, komt in een aantal jaarverslagen wel HRM-gerelateerde onderwerpen aan bod. Dat gaat dan bijvoorbeeld om communicatie en training over het integriteitbeleid (Volker Wessels), de inhoud van sollicitatiegesprekken en het functionerings- & beoordelingssysteem (Heijmans) en pre- & during employment screening (Altera).

8. Hoe gaat het bedrijf om met integriteit en derden?
Integriteit houdt niet op bij de eigen slagboom. Een visie op wat er wordt verwacht van leveranciers en afnemers in dit kader is aan te bevelen. Dat wordt in enkele jaarverslagen vermeld. Sommigen bedrijven geven aan dat zij reputatieschade ten gevolge van transacties met niet-bonafide zakenpartners als risico zien. Een aantal leden, waaronder Ymere, geeft aan het integer handelen van bedrijven waar ze mee werken van groot belang te vinden. Ballast Nedam maakt die verwachting concreter en vraagt toeleveranciers en onderaannemers de Interne Gedragscode van Ballast Nedam na te leven. Ook Heijmans verwacht van toeleveranciers dat zij zich aan haar eigen of een vergelijkbare code committeren.

9. Wat is de rol van de Accountant?
De rol van de Accountant lijkt veelal strikt beperkt tot de wettelijke dan wel controlerende. Uit het jaarverslag van enkele leden valt af te leiden dat een afzonderlijke adviesopdracht met betrekking tot het onderwerp integriteit is gegeven. Altera vroeg haar accountant om dilemmatrainingen te geven. Janssen de Jong meldt een aparte audit op het integriteit- en auditprogramma.

10. Vermeld het lidmaatschap van de NEPROM
De NEPROM-leden willen een uniform en hoog kwaliteitsniveau hebben en uitstralen. Op die manier kan het NEPROM-lidmaatschap als een soort keurmerk fungeren richting derden. In het jaarverslag van Ymere wordt de NEPROM meerdere keren genoemd. Niet alleen in het algemeen, maar het meest in verband met het onderwerp integriteit (gedragscode en transactieregister). Ook in de jaarverslagen van Heijmans en Amvest wordt de NEPROM expliciet in het kader van het onderwerp integriteit genoemd.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Nicolette Zandvliet, juridisch beleidsmedewerker.