Door te kiezen voor digitale participatie als het gaat om het informeren van omwonenden van een nieuwbouwproject hoeft er geen vertraging op te treden in de planvorming. Buurtbijeenkomsten en inspraakavonden kunnen zolang er sprake is van restricties vanwege de coronacrisis online plaatsvinden. NEPROM zal de komende periode een aantal artikelen plaatsen over dit onderwerp en ervaringen delen van mensen die digitale participatie inzetten.
Gemeenten en ontwikkelaars doen er goed aan daar volop op in te zetten, volgens Theo Dohle van communicatiebureau De Wijde Blik. Hij ziet ook voordelen van deze enigszins ongebruikelijke manier om omwonenden te informeren nu het fysiek deelnemen aan een overleg voorlopig is uitgesloten.
Een aantal gemeenten hebben een notitie opgesteld om in tijden van corona zoveel mogelijk in te zetten op online overleg. De gemeente Amersfoort schrijft in de notitie van 7 april 2020 met de titel ‘Werkwijze afweging bewonersparticipatie in de periode dat er geen bijeenkomsten zijn’ dat het college graag wil dat doorgaat wat door kan gaan. Over het werk van aannemers schrijft het verderop in de notitie dat het niet wil dat hun werk onnodig stil komt te liggen door participatie uit te stellen.
Veel gemeenten pakken het op
Theo Dohle vertelt dat meer gemeenten een vergelijkbare notitie hebben opgesteld. Het initiatief om online bijeenkomsten van de grond te krijgen kan bij gemeenten liggen, maar ook bij ontwikkelaars. Zelf heeft hij onlangs verschillende online participatiebijeenkomsten verzorgd, onder andere over de nieuwbouwplannen aan de Spaarndamseweg 13 in Haarlem. Ongeveer veertig bewoners namen deel aan deze online inspraakavond. Wat hem opviel is dat er meer jongeren ‘op af kwamen’ dan op fysieke bijeenkomsten. Maar het is volgens hem een vooroordeel om te stellen dat ouderen weinig of niet deelnemen aan online bijeenkomsten. “We hebben op een andere locatie ook een online klankbordgroep bijeenkomst geregeld voor 60-plussers. Dat was heel succesvol.”
Andere mogelijkheden
Voor consumenten die niet beschikken over apparatuur om online deel te nemen aan een vergadering of voor degenen die te weinig kennis hebben om digitaal aan te haken, is het ook mogelijk dat zij achteraf een verslag op papier ontvangen. Omwonenden die vervolgens nog vragen hebben over een nieuwbouwproject kunnen die telefonisch stellen.
Wat er bij komt kijken
Waar het op aan komt bij online participatie van omwonenden is een goede voorbereiding, volgens Theo Dohle, zodat de bijeenkomst soepel kan verlopen. “Omwonenden van een nieuwbouwproject moeten - als er sprake is van een online vergadering – ook goed op de hoogte zijn van de wijze waarop ze mee kunnen doen. Het is anders dan gebruikelijk.” Online participatie is volgens hem de huidige realiteit. Als er geen sprake kan zijn van bewonersparticipatie, dan is de kans dat er vertraging optreedt bij de startfase van een project enorm groot. “De gemeenteraad zal in veel gevallen niet instemmen met de plannen voor een nieuwbouwproject als er geen sprake is geweest van bewonersparticipatie. Die stap kan je niet zomaar overslaan.”
Evenwichtig beeld
Hij vindt ook dat bij online inspraakavonden niet alleen de focus moet liggen op de directe omgeving van een nieuwbouwproject, dus de omwonenden. De online communicatie professional raadt aan om ook mogelijk geïnteresseerden in een nieuwbouwproject online uit te nodigen. “Mensen die bijvoorbeeld al langer op de wachtlijst staan voor een woning. Dankzij een online bijeenkomst voor potentiële kandidaten van een nieuwbouwproject krijgt de gemeente een meer evenwichtig beeld van wat er speelt en waar de behoeften liggen van alle betrokkenen. Het is aan de raad om besluiten te nemen en dan kan dit een prima middel zijn.”
Zoom of liever een ander alternatief
Theo Dohle maakt graag gebruik van Zoom, maar weet dat niet iedereen wegloopt met Zoom en dat er twijfels zijn over de beveiliging van Zoom. “Dat heeft naar mijn idee vooral te maken met beeldvorming. Zoom is het meest gebruiksvriendelijk en kent veel toepassingen. Ze hebben inmiddels veel beveiligingsupdates uitgevoerd.” De online communicatieprofessional werkt ook met andere systemen, zoals Teams en het door de Autoriteit Persoonsgegevens als zeer veilig bevonden Jitsi. Daarnaast kunnen bijeenkomsten met heel veel deelnemers ook live gestreamd worden. “Voor welke service je kiest hangt samen met de mate van interactie die je zoekt met de deelnemers. Het is mogelijk om allerlei faciliteiten toe te voegen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om online een standpunt aan een groep voor te leggen en daar een peiling over te houden. Ook kunnen andere interactieve middelen worden ingezet.”
.png)
Voor- en nadelen online vergaderenOnline vergaderen is anders dan een fysieke bijeenkomst bijwonen. Er zijn voordelen en nadelen aan verbonden. Door fysiek in gesprek te gaan met omwonenden, bouw je een relatie op. Ook is het makkelijker om te zien wat er onderling speelt als omwonenden in een vergaderruimte bij elkaar komen. Het gaat dan onder meer om de lichaamstaal van de deelnemers. De andere kant is dat online vergaderen de mogelijkheid biedt om meer mensen, dus een grotere groep, te bereiken. Deelnemers hoeven het huis niet uit om een vergadering bij te wonen, en jongeren haken makkelijker aan dan bij een traditionele avond. Ook kunnen omwonenden die geen tijd hebben om een bijeenkomst bij te wonen later online terugkijken naar het videoverslag. Zij kunnen vervolgens alsnog telefonisch vragen stellen over het nieuwbouwproject. En het is makkelijker om bij de online variant van de bewonersparticipatie een follow-up te geven aan de bijeenkomst. Corona mag en kan in ieder geval geen reden zijn om bewonersparticipatietrajecten te stoppen, meent Theo Dohle. “Online is een prima alternatief.”
Meer informatie
Voor vragen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met
Sandra Beekmans, manager professionalisering.
