Nieuws
21 oktober 2014
In gesprek blijven, juist als het moeilijk wordt
Terugblik op het praktijkseminar 'Houd het simpel' dat gehouden werd op 2 oktober jl. in Utrecht.

Terugblik op het praktijkseminar Houd het simpel d.d. 2 oktober 2014 in Utrecht.

Ontwikkelcompetities moeten eenvoudiger en flexibeler om marktpartijen te verleiden deel te nemen en de gebiedsontwikkeling weer op gang te brengen. Het praktijkseminar “Houd het simpel” laat zien hoe de gemeente dat kan aanpakken en hoe de markt daarop reageert. Belangrijke les: Je moet met elkaar blijven praten, juist als het moeilijk wordt.

De aanleiding voor het praktijkseminar is het verschijnen van de Handreiking Partnerkeuze bij gebiedsontwikkeling “Houd het simpel met vlag en wimpel”​. Om overheden en marktpartijen bij elkaar te brengen in een onzekere markt, heeft de NEPROM is samenwerking met Akro Consult en de Praktijkleerstoel Gebiedsontwikkeling van de TU Delft deze handreiking opgesteld. Het is een aanvulling op de succesvolle Reiswijzer Gebiedsontwikkeling 2011, die vooral instrumenteel van karakter is en het juridische en procesmatige kader schetst.

Open en flexibele uitvragen
“Vanaf begin jaren negentig heeft de EU steeds meer invloed gekregen op hoe overheidsopdrachten in de markt gezet worden. Dat bleek in de praktijk ingewikkeld en leidde tot steeds meer dichtgetimmerde procedures om fouten te voorkomen. Dat kwam de kwaliteit niet ten goede. Een verkeerde uitvraag leidt tot een verkeerde aanbieding.”

Aan het woord is Roger Kersten (Akro Consult). In vogelvlucht schetst hij de aanleiding voor het uitbrengen van de Handreiking. De Reiswijzer Gebiedsontwikkeling is vooral instrumenteel van karakter. Hij geeft aan wat moet en wat mag, maar geeft geen antwoord op strategische vragen. Inmiddels is de markt drastisch veranderd en dat heeft gevolgen voor de rol- en risicoverdeling tussen partijen en dus voor aanbestedingen.

Marktpartijen vinden de traditionele manier te kostbaar en te tijdrovend. En bij overheden heerst onvrede omdat het achteraf vaak anders loopt dan waar zij op grond van de bieding op rekenden.

Volgens Roger Kersten zijn selecties nog altijd zinvol, mits goed doordacht is wat in deze markt nog haalbaar is. Het helpt als zo min mogelijk eisen gesteld worden en niet gevraagd wordt naar een ver uitgewerkt plan. “Als het lukt om een vorm te vinden die ruimte biedt aan de markt om met een goed plan te komen en concurrentie te organiseren, leidt dat tot betere plannen,” zo is zijn overtuiging. Dat doe je met open en flexibele uitvragen, waarin marktpartijen gevraagd wordt hun visie te geven op de locatie en de invulling in relatie tot de wensen en doelstellingen van de gemeente.

Dialoog met de markt
Onder de drempel van € 5 miljoen zijn selectieprocedures vormvrij, hoewel ook dan wel bepaalde regels gelden. Doordat plannen in de huidige markt vaak kleiner zijn, ontstaat vaker vrijheid om te selecteren op basis van visie of past performance. Ook zijn er meer mogelijkheden om de dialoog met de markt te voeren over wat de markt wil en kan op een locatie. Marktconsultaties worden populairder.

“Benut maximaal de ruimte voor gesprekken en presentaties!” beveelt Roger Kersten de gemeenten aan. “Er zitten immers mensen en verhalen achter elke bieding.”

Het moet wel transparant en secuur blijven. Het is niet de bedoeling dat grotere vrijheid leidt tot vrijblijvendheid. Met een getrapte contractering is dat te ondervangen. De winnaar krijgt een bepaalde periode de tijd om zijn plannen uit te werken en af te zetten. Dit kan met een optievergoeding die verrekend wordt met de grondtransactie. Als dat binnen de gestelde tijd niet lukt, kan afscheid genomen worden en kan de volgende partij proberen het voor elkaar te krijgen.

Complexe toplocatie
Heleen Wijtmans (gemeente Utrecht) herkent de aanbevelingen. In de competitie voor het Noordgebouw heeft de gemeente deze principes ook toegepast. Na jaren onderhandelen nam de gemeente in 2011 afscheid van de NS als mogelijke ontwikkelaar van de plek waarvoor al in het Masterplan van 2003 een gebouw was voorzien. Dat bood de gemeente kansen om een ontwikkelcompetitie uit te schrijven binnen het Stationsgebied, waarin de ontwikkelaars al grotendeels vast lagen door de grondposities. De gemeente vroeg Jones Lang Lasalle en Fakton om te helpen de juiste partner te selecteren.

“Dat we het niet alleen konden, was ons vanaf het begin duidelijk. Op een vastgoed relatiedag hebben we dan ook kaartjes uitgedeeld met de tekst “Stationsgebied Utrecht zoekt partner”,” vertelt Heleen Wijtmans.

“Het gebouw moet komen op het voormalige taxiplatform, een niet erg inspirerende plek met vooral veel auto’s, fietsen en bussen. Een topplek, maar tegelijk een hele complexe locatie. Na vijf jaar stoeien met de NS waren alle uitdagingen wel duidelijk.” De plot ligt ingeklemd tussen het spoor en Hoog Catharijne, eronder komt de grootste fietsenstalling ter wereld, parkeren is op de locatie niet mogelijk en dan heb je ook nog de Noordertunnel die onder het gebouw doorloopt en zijn ingang krijgt in het Noordgebouw. Een deel van deze tunnel fungeerde in het verleden als atoomschuilkelder. “Maar nee, het zware beton is niet bruikbaar als fundering.” Bovendien zijn er veel partijen waarmee samengewerkt moet worden in het gebied.

Acht entrees als garantie voor levendigheid
De gemeente besloot een marktconsultatie te houden om een beter beeld te krijgen van de interesse voor en de mogelijkheden van de locatie. “We hebben een brochure gemaakt van wat we wilden. Daarmee hebben we onszelf gedwongen om vooraf heel goed na te denken.”

De gemeente wilde een levendig gebied creëren en bedacht daarvoor het concept Urban Hub, maar wel met de instelling: “Heb je een beter idee? Kom maar op!”.

Het ging de gemeente niet om de hoogste bieder, maar om een samenwerkingspartner voor langere termijn, waarbij ontwikkeling en exploitatie in handen bleef van één consortium. De benadering als ontwikkelvraagstuk vroeg binnen de gemeente een andere manier van werken dan gebruikelijk. Het kostte wat overtuigingskracht om iedereen mee te krijgen. Uiteindelijk lukte het grotendeels om de uitvraag te formuleren in wensen en doelstellingen, zodat de markt werd uitgedaagd om creatief te zijn.

Zo verviel bijvoorbeeld de eis om acht entrees te realiseren in het gebouw en kreeg de markt vrijheid om zelf te bepalen hoe de levendigheid het beste gegarandeerd kon worden. Belangrijker dan het uiterlijk was de vraag hoe het gebouw zou gaan functioneren en hoe de ontwikkelaars dachten het gebouw te gaan bouwen, gezien de beperkte ruimte en de grote afhankelijkheden tussen alle bouwactiviteiten rond het Centraal Station. Reden om in eerste instantie alleen een visie te vragen op het gebouw, het proces en de planning en pas in een later stadium een schetsontwerp.

Ook nieuw voor de gemeente was de dialoog in drie rondes. “De plek uitleggen op papier kan niet,” legt Heleen Wijtmans uit. “Je moet met elkaar in gesprek om de plek, de mogelijkheden en de moeilijkheden echt goed te leren begrijpen. Bijkomend voordeel is dat je elkaar zo leert kennen. Dat draagt bij aan een goede samenwerking.”

Binnen tien minuten te consumeren
Maarten Kievits (Fakton) neemt het stokje over. “De bedoeling van de gemeente was om een levendige ontmoetingsplek te maken, niet een optelsom van functies maar synergie en interactie.” Zo ontstond het concept Urban Hub, waarin functies als kantoren, retail, horeca en hotel samenkomen.

In een marktconsultatie werd getoetst of de markt interesse had in de locatie en het concept. De interesse bleek er te zijn en ook leverde de marktconsultatie tal van aandachtspunten op voor het vervolg. Op grond hiervan heeft de gemeente verbeteringen aangebracht in de procedure en de technische en inhoudelijke randvoorwaarden. De inspanningen voor marktpartijen werden verminderd door snel terug te gaan in het aantal deelnemende partijen en door alleen maar een visie te vragen in plaats van een ontwerp.

De voorbereidingen om de markt op te gaan namen ongeveer een half jaar in beslag. In die periode werkte de gemeente de deelnamevoorwaarden juridisch uit, omschreef ze in een procesbrief het te doorlopen proces om een partner te zoeken, verzamelde ze alle relevante informatie, zoals beleidsdocumenten en kadastrale gegevens om deze beschikbaar te maken via een dataroom enzovoort.

In april 2013 startte de procedure die op verzoek van de gemeente openbaar was, zodat iedereen kon meedoen. Elf partijen meldden zich aan, waarvan er zich in de eerste ronde acht inschreven. De inschrijvingen bestonden uit omschrijvingen van het team en het beoogde ruimtelijk en functioneel concept en een indicatieve grondbieding.

Maarten Kievits: “De inzenders konden zelf bepalen hoe ze het concept wilden toelichten, met een filmpje, geluid, een essay… De enige eis was dat de toelichting binnen tien minuten te consumeren moest zijn.”

Spanning tussen informeren en overvoeren
Vooraf had de gemeente bepaald dat drie tot vijf inschrijvers mochten deelnemen aan de dialoogfase. Omdat de gemeente positief verrast was door de kwaliteit van de inschrijvingen en de indicatieve biedingen liet ze vijf partijen door naar de volgende ronde. Eén partij viel tijdens de dialoogfase af, omdat intern geen goedkeuring werd gegeven om door te gaan.

De dialoogfase bestond uit drie gespreksrondes. Om de marktpartijen zo goed mogelijk te informeren was via de dataroom een enorme hoeveelheid informatie beschikbaar gesteld. Voor de marktpartijen was het echter lastig zoveel informatie in korte tijd tot zich te nemen. De eerste dialoogronde werd daarom gebruikt om de kernpunten uit de verstrekte informatie nog eens uit te leggen en te bespreken.

“Eigenlijk komen de finesses en details alleen goed over het voetlicht door ze te bespreken,” verklaart Maarten Kievits.

De tweede dialoogronde ging over de visie en het plan van de marktpartijen. In de derde ronde kwam alles samen. Vier partijen dienden daarna een bieding in. De belangrijkste verschillen met de eerste inschrijvingen waren dat nu ook een schetsontwerp werd gevraagd en dat de bieding onvoorwaardelijk moest zijn, waarbij de indieners de kansen en risico’s moesten benoemen en beprijzen. Ook was er de mogelijkheid om opmerkingen over de concept ontwikkelovereenkomst te maken, zodat duidelijk werd waar eventuele knelpunten lagen.

Intern en extern verleiden
Op 4 december 2013 vond de voorlopige gunning plaats aan Dura Vermeer en NIC. In de daarop volgende maanden werd onderhandeld over het contract. Op 14 maart 2014 werd de ontwikkelovereenkomst ondertekend. “Dat lijkt een lange periode van onderhandelen over een contract dat al voor het indienen van de biedingen vrijwel vast stond, maar dat valt erg mee.

“Er wordt nog wel eens vergeten dat er veel tijd gaat zitten in het vastleggen van specifieke punten uit de bieding in de bijlagen van de overeenkomst,” legt David Snelleman (Dura Vermeer) uit. Hij toont het filmpje dat Dura Vermeer indiende bij haar bieding.

“Zo stil als het was tijdens het vertonen van het filmpje, zo stil was het ook in de Raad van Bestuur toen ik vertelde wat ik in Utrecht ging doen. Dura Vermeer is een oerdegelijk bouwbedrijf en dit was nieuw! Naast het verleiden extern heb ik bijna net zo veel moeite moeten doen om intern te verleiden.”

David Snelleman maakt inzichtelijk dat de competitie voor het Noordgebouw op tal van fronten anders is dan Dura Vermeer is gewend en wat dat van het bedrijf vroeg. Zo wilde het bedrijf een partner te zoeken, omdat Dura Vermeer van huis uit geen conceptuele denker is. Dit werd NIC, eigenaar van onder andere Creative Valley op Papendorp, dat ook op andere vlakken een goede aanvulling vormt. Een uitdaging vormt het visualiseren van het concept om al in een pril stadium commitment van exploitanten te verwerven.

Grondbod met kans op meer
“Het meest spannend was het om een hotelier te vinden,” vertelt David Snelleman. “De Raad van Bestuur was erg opgelucht toen dat gelukt was.” De gemeente vroeg een onvoorwaardelijk grondbod op basis van het concept. Voor marktpartijen is dat lastig omdat er dan nog veel risico’s en onzekerheden zijn die ze in het bod moeten inprijzen. Het grondbod en de onderbouwing daarvan met onder andere contracten met exploitanten wogen voor 65% mee in de beoordeling.

Toch koos Dura Vermeer er bewust voor om in te zetten op kwaliteit en niet een torenhoog grondbod te doen. “We deden een grondbod met kans op meer. Bij onze bieding benoemden we de risico’s en de mogelijkheden die we zagen om een hogere grondopbrengst te realiseren. Daarbij boden we de gemeente aan om afspraken te maken over het delen van de eventuele meerwaarde.”

De enorme hoeveelheid zeer gedetailleerde informatie in korte tijd noemt David Snelleman een nadeel.

“Je blijft je toch afvragen of je iets over het hoofd hebt gezien waardoor je een scheur in je broek krijgt of terug moet naar andere partijen met “Ik heb me vergist”.

Het voordeel is wel dat je veel huiswerk hebt gedaan, waardoor de haalbaarheid van je ideeën snel duidelijk is.” Positief van de dialoogvorm is dat je snel het gevoel krijgt of je op de juiste weg zit en dat je begrip krijgt voor elkaars belangen en zorgen. Het is een intensief traject geweest met hoog tempo en volle inzet. Toch zijn volgens David Snelleman de kosten van deelname gering in verhouding tot de projectkosten bij andere projecten.

“Bovenal is het een heel leuk proces geweest, we hebben veel lol gehad met elkaar.”

Prijs van ondergeschikt belang
De ontwikkelcompetitie Noord-Hofland in Voorschoten is vergeleken met het Noordgebouw in Utrecht zeer overzichtelijk. Op een binnenstedelijke locatie, waar de bestaande opstallen al zijn gesloopt, moeten 30 woningen worden gerealiseerd. De prijs is voor de gemeente van ondergeschikt belang, mits de gemaakte kosten worden goedgemaakt. Het gaat vooral om kwaliteit, waarbij bijzondere aandacht uitgaat naar een verkeersveilige ontsluiting van de school op de aangrenzende kavel.

John Geelen (RoyalHaskoning DHV): “De gemeente hechtte waarde aan concurrentie, omdat zij daarmee een kwalitatief gezien beter bod verwachtte van de markt. Het moest lean and mean, zo heette dat toen de Handreiking Houd het simpel er nog niet was.” Het selecteren van een marktpartij voor woningbouw is niet aanbestedingsplichtig, maar het bouwrijp maken en inrichten van de openbare ruimte zijn dat wel.

De gemeente vond een manier waarbij het niet nodig was om een splitsing aan te brengen en ook geen formele aanbestedingsprocedure hoefde te worden doorlopen. Ze maakte gebruik van de mogelijkheid af te wijken van haar eigen aanbestedingsbeleid, waarbij gesteld werd dat het organiseren van een selectieprocedure met voldoende concurrentie mag worden beschouwd als een aanbesteding.

De concurrentie werd gewaarborgd door te kiezen voor een openbare aankondiging, waarbij iedereen die interesse had zich kon aanmelden. Het proces bleef behapbaar voor gemeente en ontwikkelaars door op basis van eenvoudige criteria vijf van de veertien gegadigden te kwalificeren om een inzending te doen en door van deze partijen niet meer te vragen dan een prijs en een visie op de ontwikkeling, inclusief het programma.

Blijven praten
En toen begon de afvalrace. De een na de ander trok zich terug, tot er nog maar twee partijen over bleven. “De gemeente Voorschoten besloot om door te gaan, maar je kunt op elk moment stoppen!” zo houdt John Geelen zijn toehoorders voor. Een andere les is om goed te kijken naar de beoordelingssystematiek. “Na de presentatie van de plannen tekende zich een duidelijke voorkeur af voor het plan van Kalliste Woninbouwontwikkeling, maar door de relatieve beoordelingssystematiek lagen de scores van beide partijen heel dicht bij elkaar.”

Na de voorlopige gunning ontstond een vreemde situatie. In plaats van alleen te onderhandelen over marginale punten in de overeenkomst ontstond een conflict over de afnameverplichting. Terwijl het ontwikkelproces doorging en het verkoopproces een groot succes was, groeide de kloof in de onderhandelingen tussen gemeente en ontwikkelaar.

“Wees volstrekt helder in de documenten die bij de uitvraag horen, zodat daar geen misverstanden over kunnen ontstaan!” waarschuwt John Geelen.

“Gelukkig is uiteindelijk de kloof gedicht, enigszins geholpen door de voorspoedige verkoop. Het incident is zowel door de gemeente als door Kalliste als zeer vervelend ervaren en heeft het vertrouwen in beginsel geschaad.” Dat ze zijn blijven praten was cruciaal om het vertrouwen te herstellen en samen door te kunnen gaan met het project.

Ook in Utrecht hebben ze moeilijke momenten gekend. Heleen Wijtmans: “We hebben veel grappen gemaakt ten koste van de juristen die de drempel zo hoog mogelijk maken. Maar doordat het op papier staat wordt duidelijk dat je elkaar toch niet goed begrijpt. Dan is het belangrijk om niet boos te worden en rust te nemen om te zoeken naar oplossingen die voor beide partijen goed zijn. Je moet echt met elkaar blijven praten. Excuses voor de grappen zijn dan ook gemaakt!”

(Gebrek aan) transparantie
Sander Aalpol (Kalliste) is zeer te spreken over de procedure zoals die in Voorschoten is gevolgd. “Het kunnen presenteren van de inzending voor een geïnteresseerde jury hebben wij als heel plezierig ervaren. Dat bood ons de kans om in debat te gaan over de kwaliteit en de verwachtingen scherp te krijgen.”

Middagvoorzitter Patrick Joosen (Bouwfonds Ontwikkeling, bestuur NEPROM) signaleert een spanning tussen de behoefte aan fysiek contact met de selectiecommissie en het nadeel dat ontwikkelaars een jury ook regelmatig als ongrijpbaar en intransparant ervaren. Roger Kersten relativeert: “Het is hoe dan ook niet mogelijk om alles voor honderd procent objectief te beoordelen en alles vooraf meetbaar maken. Enige mate van subjectiviteit is helemaal geen probleem, mits daar tegenover voldoende deskundigheid staat. Verder is een goede motivatie van de uitslag van belang om deze te kunnen accepteren. En het kan ook helpen om vooraf duidelijkheid te geven over wie er in de jury zitten.”

John Geelen brengt daar tegenin dat dit als het project en de belangen groot zijn het risico met zich meebrengt van beïnvloeding. In Utrecht is een soort middenweg gekozen volgens Maarten Kievits. “De beoordeling vond plaats door een combinatie van mensen die wel en mensen die niet in de dialoogfase aan tafel zaten. Om binnen de gemeente nog breder draagvlak te creëren hebben de deelnemers in de tweede ronde een presentatie voor een uitgebreide afvaardiging vanuit te gemeente.”

De voorlopige conclusie is dat de rol van de jury nog aandacht vraagt. De sleutel ligt mogelijk in de combinatie van een juryoordeel met een meer geobjectiveerde puntentoekenning, zoals feitelijk in beide cases het geval was (red).

Heleen Wijtmans verbreedt de discussie. “In Utrecht hebben we erg geworsteld met de vraag of we de deelnemers aan de dialoog bekend zouden maken. Stel je voor dat ze onderling gaan praten!” Patrick Joosen reageert: “Je wilt winnen en je gelooft in je plan. Je visie wordt er niet beter of slechter van als je weet wie je concurrenten zijn.” David Snelleman is het daar wel mee eens: “Het is vooral interessant om te weten wie er zijn afgevallen en welke potentiële partners er daardoor ‘vrij’ zijn. Het gaat dan om investeerders, beleggers en huurders.”

Patrick Joosen sluit de discussie af met dank aan de sprekers en alle aanwezigen voor hun inbreng.

Zie ook het uitgebreide verslag door Robbert Coops (geassocieerd partner bij Winkelman van Hessen) in Cobouw

De volgende bijeenkomst is nog niet gepland. Houd de NEPROM-website in de gaten of stuur een mail aan Margriet Schepman om t.z.t. een uitnodiging te ontvangen.