De corona-crisis raakt de samenleving op allerlei manieren. Ook de wereld van de projectontwikkeling krijgt ermee te maken. Zo kunnen buurtbijeenkomsten en inspraakavonden niet doorgaan vanwege de restricties. Een mogelijke oplossing is de inzet van digitale middelen. Groot voordeel hiervan: vertraging in de planvorming wordt voorkomen. NEPROM publiceert een serie artikelen over dit onderwerp en de eerste ervaringen. Dit is artikel 2: Enrico Kraijo (VPNG) over de middelen die gemeentelijke projectleiders kunnen inzetten.
Tekst: Kees de Graaf [Studio Platz]
In het eerste artikel in deze serie raadde Theo Dohle (communicatiebureau De Wijde Blik) gemeenten en ontwikkelaars aan om volop gebruik te maken van de online mogelijkheden die er zijn c.q. momenteel in sneltreinvaart worden ontwikkeld. Het is een boodschap die we ook nadrukkelijk terughoren in de visie van Enrico Kraijo, oprichter van Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten. Voor de circa 7.400 leden van de VPNG organiseert hij jaarlijks zo’n 70 bijeenkomsten. Daar kwam medio maart 2020 stevig verandering in: ‘We hebben ons serieus afgevraagd: houden we nu in één klap op te bestaan? We waren echt de vereniging van de fysieke bijeenkomsten, face to face. Gelukkig hebben we heel snel kunnen schakelen en zijn we nu de vereniging van de digitale bijeenkomsten. Met verbluffend resultaat: we hebben in vier weken meer mensen bereikt dan normaal in een heel jaar. Als we een webinar over dit onderwerp organiseren, hebben we gelijk 200 deelnemers. Het is echt top of mind. Ik snap dat ook wel: onze leden willen voorkomen dat hun projecten vertraging oplopen.’
Sneltreinvaart
De corona-crisis heeft een enorme push gegeven aan de inzet van digitale middelen, zo geeft Kraijo aan: ‘Vanuit de Omgevingswet hadden we bijvoorbeeld al wel een digitale toolbox die gemeenten kunnen gebruiken. In sneltreinvaart hebben we ons aanbod uitgebreid. We hebben bijvoorbeeld net dinsdag 28 april een nieuwe tool gelanceerd waarmee onze leden kunnen bepalen welke digitale middelen zij het beste kunnen inzetten voor participatie.’ Hij onderscheidt daarbij drie soorten toepassingen: 'Er zijn de bijeenkomsten waarbij overlegprogramma’s als Zoom of Teams gebruikt kunnen worden. Dit betreft vooral onderlinge communicatie. Over het algemeen gaat het hier over kleinere groepen maar er kunnen tot wel 250 mensen tegelijk aan deelnemen. Er is bijvoorbeeld ook een poll-functie mogelijk. De les die we daaruit inmiddels hebben geleerd: werk met expliciete vragen, deel het op in kleine stapjes en maak de bijeenkomst niet te lang.’
De tweede soort bestaat uit de echte participatieplatforms zoals ‘Citizen Lab’ en ‘Open Stad’: ‘Deze kun je zien als websites die specifiek voor een bepaald project worden opgetuigd en waar bijvoorbeeld een documentenmodule en een stemmodule aan kunnen worden gehangen. Bepaalde varianten in de planontwikkeling kunnen worden voorgelegd, feedback kan systematisch worden vergaard.’
Achterhaald
De derde categorie bestaat uit wat Kraijo de kleine tools noemt: ‘Toepassingen zoals Mentimeter die één functie hebben zoals het stellen van een aantal gerichte vragen en daar de scores van bijhouden. Het is een functie die eerder ook bij fysieke bijeenkomsten wel werd gebruikt, met stemkastjes bijvoorbeeld. Ook zijn er toepassingen waarbij mensen kunnen deelnemen aan een brainstorm en de bekende “geeltjes” op een virtueel white board kunnen plaatsen.’ Bij de VPNG ligt de nadruk op de laatste twee categorieën en inmiddels komen de eerste ervaringen binnen vanuit de gemeenten: ‘Er zijn leden die zeggen: waarom hebben we dit niet veel eerder gedaan? Eigenlijk is een traditionele inloopavond zo achterhaald. Het bereik van digitale bijeenkomsten is veel groter, de groep aan deelnemende bewoners is veel gemêleerder. Uiteraard roept het ook weer nieuwe vragen op. Bijvoorbeeld: hoe leid je mensen gericht naar de digitale bijeenkomst toe? Daar kunnen weer allerhande communicatiemedia voor worden ingezet.’
Nodige kosten
De inzet van met name een participatieplatform heeft de nodige voeten in de aarde, zo maakt Kraijo duidelijk: ‘Ieder platform moet specifiek voor het betreffende project en de lokale situatie worden ingericht. Daar zijn de nodige kosten aan verbonden. Dat geldt ook voor het online in de lucht houden van een dergelijk platform.’ Bezinning vooraf is sowieso regel nummer één: ‘Wil je bijvoorbeeld alleen informeren met de website of is het ook de bedoeling om discussie aan te wakkeren? Ook zijn er allerlei praktische vragen die een rol spelen, zoals: in welke fase bevindt het project zich? Zijn er al belangstellenden bekend die naar het platform kunnen worden toegeleid, bijvoorbeeld via e-mail? Of moet alles nog helemaal worden opgebouwd?’ Kraijo verwijst in dit verband naar een participatietoolbox die hij, samen met 103 gemeenten eerder ontwikkelde en waarin eerst acht kernvragen rondom de bekende participatieladder moeten worden beantwoord: ‘Daarin gaat het om aspecten als schaal, complexiteit, het aantal deelnemers, het niveau, off- versus online en de inhoudelijke focus. Het doel daarbij is steeds om voor de next step in de participatie van bewoners een zo goed mogelijke keuze te maken. Het denken over dat soort toepassingen komt nu in een enorme stroomversnelling.’
Ook voor de markt
In gemeenteland en specifiek binnen het netwerk van de VPNG wordt op dit moment volop nagedacht over de inzet van platforms en tools. ‘We weten van meer dan 100 gemeenten dat men de aanschaf van digitale middelen overweegt.’ Hoewel de door de VPNG c.s. ontwikkelde middelen exclusief voor de leden van de VPNG gebruikt kunnen worden, geeft hij als tip aan marktpartijen mee om hierover met de publieke partijen in gesprek te gaan. ‘Ook voor projectontwikkelaars kan het zeer interessant zijn om hierin samen met gemeenten op te trekken.’
Verder lezen
Twee interessante tests die de VPNG openbaar aanbiedt zijn:
THiNK! Consistent
THiNK! Twice
Ze helpen om de kaders van het participatietraject goed scherp te krijgen.
